Politika privatnosti i zaštite osobnih podataka

Šahovski klub Dubrovnik (u daljnjem tekstu: „Klub”) poštuje pravo na privatnost i zaštitu osobnih podataka svojih članova, sportaša, roditelja odnosno drugih nositelja roditeljske odgovornosti, korisnika internetske stranice i drugih osoba čije osobne podatke obrađuje.

Ovom Politikom privatnosti Klub pruža informacije o tome koje osobne podatke obrađuje, u koje svrhe, na kojim pravnim osnovama, koliko dugo ih čuva, kome ih može učiniti dostupnima te koja prava imaju osobe na koje se osobni podaci odnose.

Klub osobne podatke obrađuje u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. („Opća uredba o zaštiti podataka” ili „GDPR”), Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, Zakonom o sportu, podzakonskim propisima iz područja sporta, Obiteljskim zakonom u dijelu koji se odnosi na zaštitu i zastupanje djece te drugim primjenjivim propisima Republike Hrvatske.

1. Voditelj obrade

Voditelj obrade osobnih podataka je:

Šahovski klub Dubrovnik
OIB: 67581798123
Sjedište/adresa: Liechtensteinov put 10, Dubrovnik
E-mail: skdubrovnik@skdubrovnik.hr
Internetska stranica: http://skdubrovnik.hr

Za sva pitanja povezana s obradom osobnih podataka, ostvarivanjem prava ispitanika ili ovom Politikom privatnosti možete se obratiti Klubu putem navedene e-mail adrese.

2. Na koga se ova Politika privatnosti odnosi

Ova Politika privatnosti odnosi se na obradu osobnih podataka osoba koje:

• imaju korisnički račun na platformi Dubrovnik Grand Prix,
• sudjeluju u natjecanjima koje organizira ili administrira Klub,
• sudjeluju u GP Akademiji,
• sudjeluju u Dubrovnik Grand Prix natjecanjima,
• članovi su Kluba,
• prijavljuju maloljetnog igrača na natjecanje,
• komuniciraju s Klubom u vezi s natjecanjima ili korištenjem sustava,
• posjećuju internetsku stranicu Kluba i DGP platformu.

Posebna pravila iz ove Politike primjenjuju se na osobne podatke djece i maloljetnih igrača.

3. Koje osobne podatke obrađujemo

Klub obrađuje samo one osobne podatke koji su potrebni za određenu svrhu obrade.

3.1. Podaci korisničkog računa

Ovisno o vrsti računa, možemo obrađivati:

• ime i prezime,
• adresu e-pošte,
• podatke potrebne za autentifikaciju,
• ulogu i razinu ovlasti korisnika,
• podatke potrebne za sigurnost korisničkog računa,
• podatke o aktivnostima povezanima s korisničkim računom kada su potrebni za sigurnost i administriranje sustava.

Lozinke se ne pohranjuju u čitljivom obliku. Za autentifikaciju se koriste odgovarajući sigurnosni mehanizmi pružatelja sustava.

3.2. Podaci o igraču

Za potrebe vođenja evidencije igrača i sudjelovanja u šahovskim natjecanjima možemo obrađivati:

• ime i prezime,
• spol,
• godinu rođenja,
• datum rođenja kada je potreban za određivanje dobne kategorije,
• FIDE ID,
• podatke o članstvu u Klubu,
• šahovsku titulu, ako postoji,
• FIDE rejting i druge relevantne rejting-podatke,
• podatke potrebne za određivanje dobne ili druge natjecateljske kategorije.

Klub neće javno objavljivati puni datum rođenja igrača.

3.3. Podaci o natjecanju

U vezi sa sudjelovanjem na natjecanjima možemo obrađivati:

• prijavu na turnir,
• naziv natjecanja,
• startni broj ili drugi identifikator,
• rezultate pojedinačnih partija,
• ukupan rezultat,
• plasman,
• osvojene bodove,
• bodove u općem GP poretku,
• bodove u kategorijskim ljestvicama,
• pripadajuću kategoriju,
• podatke potrebne za izračun poretka prema pravilniku natjecanja.

3.4. Podaci za GP Akademiju

Za igrače koji sudjeluju u GP Akademiji mogu se obrađivati dodatni podaci potrebni za utvrđivanje dobne kategorije i prava na natjecateljske bodove.

Dobna kategorija i pravo na bodove određuju se prema pravilima i pravilniku odgovarajuće sezone.

3.5. Tehnički podaci

Radi sigurnosti i pravilnog rada internetske platforme mogu se obrađivati:

• IP adresa,
• datum i vrijeme pristupa,
• vrsta preglednika,
• vrsta uređaja,
• tehnički podaci o sesiji,
• zapisi potrebni za otkrivanje neovlaštenog pristupa, zlouporabe ili sigurnosnog incidenta.

4. Svrhe obrade

Klub osobne podatke obrađuje za sljedeće svrhe:

4.1. Vođenje članstva i evidencije igrača

Podaci se obrađuju radi administriranja članstva, vođenja evidencija igrača i ostvarivanja prava i obveza povezanih s članstvom u Klubu.

4.2. Organizacija i provedba natjecanja

Podaci se obrađuju radi:

• zaprimanja prijava,
• provjere uvjeta za nastup,
• određivanja dobnih i drugih kategorija,
• izrade startnih lista,
• vođenja rezultata,
• izračuna bodova,
• izrade konačnih poredaka,
• objave rezultata,
• vođenja povijesnih rezultata.

4.3. Dubrovnik Grand Prix

Podaci se obrađuju radi provedbe Dubrovnik Grand Prix sustava, uključujući:

• opći GP poredak,
• kategorijske ljestvice,
• posebne kategorijske turnire,
• obračun natjecateljskih bodova,
• primjenu pravilnika pojedine GP sezone,
• prikaz povijesnih poredaka i statistike.

4.4. GP Akademija

Podaci se obrađuju radi provedbe natjecanja i ljestvica GP Akademije, uključujući određivanje odgovarajuće dobne kategorije i obračun bodova prema pravilniku konkretne sezone.

4.5. Komunikacija

Podaci se mogu obrađivati radi slanja poruka koje su neposredno povezane s korištenjem sustava ili sudjelovanjem u natjecanju, primjerice:

• potvrda registracije,
• potvrda prijave,
• sigurnosne obavijesti,
• obavijesti o promjeni natjecanja,
• informacije o korisničkom računu,
• poruke potrebne za obnovu pristupa računu.

4.6. Sigurnost

Podaci se obrađuju radi:

• zaštite korisničkih računa,
• sprječavanja zlouporabe,
• otkrivanja pokušaja neovlaštenog pristupa,
• zaštite informacijskog sustava,
• zaštite prava i imovine Kluba.

4.7. Ispunjavanje zakonskih i sportskih obveza

Klub obrađuje osobne podatke kada je to potrebno radi ispunjavanja obveza koje proizlaze iz propisa Republike Hrvatske i propisa koji uređuju sustav sporta.

5. Pravne osnove obrade

Klub za pojedinu svrhu primjenjuje pravnu osnovu koja odgovara konkretnoj obradi.

5.1. Ispunjenje ugovora ili poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika

Kada je obrada nužna za registraciju korisnika, ostvarivanje članskih prava, prijavu na natjecanje ili izvršavanje drugih obveza koje proizlaze iz odnosa između Kluba i ispitanika.

5.2. Ispunjenje pravne obveze

Kada Klub mora obrađivati određene podatke radi ispunjenja obveze propisane zakonom ili drugim obvezujućim propisom.

To uključuje, kada je primjenjivo, obveze povezane sa sustavom sporta i odgovarajućim sportskim evidencijama.

5.3. Legitimni interes

Klub može obrađivati podatke kada je obrada potrebna radi legitimnih interesa Kluba ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika.

Legitimni interesi mogu uključivati:

• sigurnost informacijskog sustava,
• sprječavanje zlouporabe,
• zaštitu pravnih interesa Kluba,
• organizaciju sportskih aktivnosti,
• očuvanje vjerodostojnosti sportskih rezultata,
• vođenje sportske povijesti i statistike.

5.4. Privola

Privola se koristi samo kada je za konkretnu obradu odgovarajuća pravna osnova.

Privola mora biti dobrovoljna, posebna, informirana i nedvosmislena.

Privolu je moguće povući u svakom trenutku. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja je provedena prije njezina povlačenja.

Klub neće uvjetovati sudjelovanje u natjecanju privolom za obradu koja nije potrebna za sudjelovanje.

6. Djeca i maloljetni igrači

Klub posebnu pažnju posvećuje zaštiti osobnih podataka djece i maloljetnih osoba.

6.1. Registracija maloljetnog igrača

U okviru sustava DGP Klub može omogućiti da roditelj odnosno drugi nositelj roditeljske odgovornosti registrira i administrira korisnički račun maloljetnog igrača.

Za svaku svrhu Klub primjenjuje odgovarajuću pravnu osnovu prema GDPR-u.

6.2. Djeca mlađa od 16 godina

Kada se obrada temelji na privoli i kada se usluga informacijskog društva nudi izravno djetetu, primjenjuje se članak 8. GDPR-a.

Za dijete mlađe od 16 godina takva obrada na temelju privole zakonita je samo ako je privolu dao ili odobrio nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom.

6.3. Provjera roditeljske ovlasti

Kada je za konkretnu obradu potrebna roditeljska privola ili odobrenje, Klub može poduzeti razumne mjere radi provjere da je osoba koja daje privolu ili odobrenje doista nositelj roditeljske odgovornosti.

Opseg provjere bit će razmjeran riziku i vrsti obrade.

Klub neće tražiti kopije osobnih dokumenata roditelja ili djeteta ako takva provjera nije potrebna.

6.4. Datum rođenja

Datum rođenja maloljetnog igrača obrađuje se samo kada je potreban za:

• određivanje dobne kategorije,
• provjeru prava nastupa,
• izračun natjecateljskih bodova,
• primjenu pravilnika GP Akademije,
• ispunjavanje odgovarajuće sportske ili zakonske obveze.

Puni datum rođenja ne prikazuje se javno.

6.5. Javni rezultati djece

Ime i prezime maloljetnog igrača mogu biti objavljeni u startnim listama, rezultatima i rang-ljestvicama kada je takva objava potrebna za transparentno i vjerodostojno vođenje sportskog natjecanja i postoji odgovarajuća pravna osnova.

Klub neće javno objavljivati nepotrebne podatke o djetetu koji nisu potrebni za sportsko natjecanje.

7. Fotografije, videozapisi i promotivni sadržaj

Fotografije i videozapisi na kojima se osoba može prepoznati predstavljaju osobne podatke.

Objava fotografija ili videozapisa djece na internetskoj stranici, društvenim mrežama ili drugim javnim kanalima tretirat će se odvojeno od obrade koja je nužna za samo sudjelovanje u natjecanju.

Kada je za takvu objavu potrebna privola, Klub će pribaviti posebnu privolu roditelja odnosno drugog nositelja roditeljske odgovornosti.

Privola za fotografiranje ili promotivnu objavu neće biti uvjet za sudjelovanje djeteta u šahovskom natjecanju kada takva obrada nije potrebna za provedbu natjecanja.

8. Javni rezultati i povijesne sportske evidencije

Klub može javno objavljivati podatke potrebne za prikaz sportskih rezultata, primjerice:

• ime i prezime,
• rezultat,
• plasman,
• osvojene bodove,
• kategoriju,
• podatke potrebne za prikaz rang-ljestvice.

Takva obrada može biti potrebna radi transparentnosti sportskog natjecanja, vjerodostojnosti rezultata, primjene pravilnika i vođenja sportske povijesti.

Pravilnik o Nacionalnom informacijskom sustavu u sportu predviđa Evidenciju sportskih natjecanja i rezultata koja uključuje podatke o plasmanu sportaša te povijesne podatke o plasmanu od prvog unosa podataka, među ostalim i na turnirima.

Zbog toga brisanje korisničkog računa ne znači automatsko brisanje povijesnih sportskih rezultata.

Ako postoji valjana pravna osnova za daljnje čuvanje rezultata, Klub ih može zadržati i nakon deaktivacije korisničkog računa.

9. Primatelji osobnih podataka

Klub osobne podatke ne prodaje i ne ustupa trećim osobama radi njihovog vlastitog marketinga.

Podaci mogu biti dostupni:

• ovlaštenim osobama Kluba,
• organizatorima i službenim osobama natjecanja kada je to potrebno,
• nadležnom nacionalnom sportskom savezu,
• drugim nadležnim sportskim organizacijama kada postoji odgovarajuća pravna osnova,
• tijelima javne vlasti kada postoji zakonska obveza,
• pružateljima informatičkih, hosting, baze podataka, autentifikacije i komunikacijskih usluga koji obrađuju podatke u ime Kluba.

Pristup osobnim podacima ograničava se na opseg potreban za konkretnu funkciju.

10. Pružatelji tehnoloških usluga

DGP platforma može koristiti vanjske pružatelje tehnološke infrastrukture.

10.1. Supabase

Supabase se koristi za funkcionalnosti kao što su baza podataka i autentifikacija korisnika.

Klub će koristiti odgovarajuće sigurnosne i ugovorne mehanizme za zaštitu podataka koje obrađuje putem ovog pružatelja.

10.2. Vercel

Vercel se koristi za hosting i isporuku web aplikacije.

Budući da pružatelj koristi distribuiranu infrastrukturu, može doći do obrade podataka izvan Europskog gospodarskog prostora.

Kada je riječ o međunarodnom prijenosu osobnih podataka, Klub će osigurati odgovarajući mehanizam prijenosa dopušten GDPR-om.

10.3. Resend

Ako se aktivira Resend ili drugi pružatelj za slanje elektroničke pošte, može se koristiti za transakcijske poruke povezane s korisničkim računom i natjecanjem, primjerice:

• obnovu lozinke,
• potvrdu registracije,
• sigurnosne obavijesti,
• potvrdu prijave na natjecanje.

Pružatelju se dostavljaju samo podaci potrebni za izvršenje konkretne usluge.

Popis pružatelja može se mijenjati zbog tehnoloških ili organizacijskih razloga. O relevantnim promjenama Klub će prema potrebi ažurirati ovu Politiku privatnosti.

11. Međunarodni prijenos podataka

Ako se osobni podaci obrađuju izvan Europskog gospodarskog prostora, Klub će osigurati da postoji odgovarajući pravni mehanizam za takav prijenos u skladu s GDPR-om.

To može uključivati:

• odluku Europske komisije o primjerenosti,
• standardne ugovorne klauzule,
• druge odgovarajuće zaštitne mjere predviđene GDPR-om.

Klub neće namjerno prenositi osobne podatke izvan Europskog gospodarskog prostora bez odgovarajuće pravne osnove i zaštitnih mjera kada su one potrebne.

12. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

Klub osobne podatke čuva samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu za koju su prikupljeni, osim kada zakon ili druga valjana pravna osnova dopušta ili zahtijeva dulje čuvanje.

12.1. Korisnički račun

Podaci korisničkog računa čuvaju se dok je račun aktivan.

Nakon deaktivacije ili brisanja računa mogu se zadržati samo oni podaci koji su potrebni zbog:

• zakonskih obveza,
• sigurnosti sustava,
• zaštite prava Kluba,
• rješavanja sporova,
• dokazivanja izvršenih radnji,
• očuvanja vjerodostojnosti sportskih rezultata.

12.2. Sportski rezultati

Podaci o rezultatima, plasmanima i osvojenim bodovima mogu se čuvati dugoročno kada je to potrebno radi:

• sportske povijesti,
• povijesnih rang-ljestvica,
• Hall of Fame-a,
• statistike,
• vjerodostojnosti rezultata,
• primjene sportskih pravila,
• zakonskih ili sportskih evidencija.

12.3. Zakonske evidencije

Podaci koji se moraju čuvati na temelju zakona čuvaju se tijekom razdoblja koje propisuje odgovarajući propis.

Nakon isteka razdoblja čuvanja podaci će se, kada je moguće, izbrisati ili anonimizirati.

13. Sigurnost osobnih podataka

Klub primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka.

Mjere mogu uključivati:

• kontrolu pristupa,
• autentifikaciju,
• upravljanje korisničkim ulogama,
• ograničavanje administratorskih ovlasti,
• sigurnosne zapise,
• zaštitu korisničkih računa,
• zaštitu baze podataka,
• sigurnosne kopije,
• postupke za odgovor na sigurnosne incidente.

Pristup osobnim podacima omogućuje se samo osobama kojima je takav pristup potreban za obavljanje njihovih ovlasti.

14. Kolačići

Internetska stranica i DGP platforma mogu koristiti tehnički nužne kolačiće i slične tehnologije potrebne za:

• autentifikaciju korisnika,
• održavanje korisničke sesije,
• sigurnost,
• pravilno funkcioniranje stranice.

Klub ne koristi marketinške kolačiće za praćenje korisnika.

Klub ne koristi analitičke ili marketinške kolačiće trećih strana bez odgovarajuće pravne osnove i, kada je potrebno, prethodne privole korisnika.

15. Automatizirano donošenje odluka i profiliranje

Klub ne provodi profiliranje korisnika radi donošenja odluka koje proizvode pravne učinke ili na sličan način značajno utječu na korisnika.

Automatizirani izračuni rezultata, bodova, dobnih kategorija i rang-ljestvica predstavljaju tehničku primjenu unaprijed utvrđenih pravila natjecanja.

Takvi izračuni ne predstavljaju profiliranje korisnika u smislu izrade profila za procjenu njegovih osobnih svojstava.

16. Prava ispitanika

Ovisno o okolnostima konkretne obrade, imate pravo:

• na pristup osobnim podacima,
• na ispravak netočnih ili nepotpunih podataka,
• na brisanje osobnih podataka,
• na ograničenje obrade,
• na prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu,
• na prenosivost podataka kada su za to ispunjeni zakonski uvjeti,
• povući privolu kada se obrada temelji na privoli,
• podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu.

Ta prava nisu apsolutna.

Primjerice, Klub može nastaviti čuvati određene podatke ako je njihovo čuvanje potrebno radi ispunjenja zakonske obveze, zaštite pravnih zahtjeva, ostvarivanja legitimnog interesa ili očuvanja vjerodostojnih sportskih rezultata.

17. Pravo na brisanje

Zahtjev za brisanje korisničkog računa može se podnijeti u bilo kojem trenutku.

Brisanje korisničkog računa ne mora značiti brisanje svih podataka povezanih s igračem.

Posebno se mogu zadržati:

• službeni rezultati,
• plasmani,
• osvojeni bodovi,
• podaci potrebni za povijesne rang-ljestvice,
• podaci koji se moraju čuvati na temelju zakona,
• podaci potrebni za ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.

Kada je moguće, podaci koji više nisu potrebni mogu se anonimizirati tako da se više ne mogu povezati s konkretnom osobom.

18. Ostvarivanje prava

Zahtjev za ostvarivanje prava može se poslati na službeni e-mail Kluba.

Zahtjev treba sadržavati dovoljno informacija da Klub može utvrditi na koje se osobne podatke odnosi.

Kada je potrebno radi zaštite osobnih podataka, Klub može zatražiti dodatnu informaciju potrebnu za potvrdu identiteta podnositelja zahtjeva.

Klub će odgovoriti bez nepotrebnog odgađanja i u pravilu najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, uz mogućnost produljenja roka u slučajevima predviđenima GDPR-om.

Ako Klub ne postupi po zahtjevu, podnositelja će obavijestiti o razlozima i njegovom pravu na podnošenje pritužbe nadležnom nadzornom tijelu.

19. Pravo na pritužbu

Ako smatrate da Klub obrađuje vaše osobne podatke protivno GDPR-u ili drugim primjenjivim propisima, imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu.

Nadzorno tijelo u Republici Hrvatskoj je:

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Službena internetska stranica: https://azop.hr/

Kontakt podaci i način podnošenja pritužbe dostupni su na službenoj internetskoj stranici AZOP-a.

20. Nacionalni informacijski sustav u sportu

Kada Klub podatke dostavlja ili ažurira u okviru Nacionalnog informacijskog sustava u sportu ili prema zahtjevima nadležnog sportskog tijela, takva se obrada provodi u skladu s propisima kojima je uređen sustav sporta i zaštita osobnih podataka.

Zakon o sportu propisuje Nacionalni informacijski sustav u sportu i među njegovim evidencijama navodi Evidenciju sportaša te Evidenciju sportskih natjecanja i rezultata.

Zakon također određuje sportske klubove kao obveznike unosa i ažuriranja podataka u Evidenciju sportaša, dok su za Evidenciju sportskih natjecanja i rezultata među obveznicima nacionalni sportski savezi i druga navedena sportska tijela.

Pravilnik o Nacionalnom informacijskom sustavu u sportu propisuje detaljniji sadržaj Evidencije sportskih natjecanja i rezultata, uključujući podatke o plasmanu sportaša i povijesne podatke o plasmanu.

21. Načelo smanjenja količine podataka

Klub primjenjuje načelo smanjenja količine podataka.

To znači da se prikupljaju samo podaci koji su primjereni, relevantni i potrebni za konkretnu svrhu.

Posebno kod djece i maloljetnika Klub nastoji ograničiti obradu na podatke potrebne za:

• registraciju igrača,
• sudjelovanje u natjecanju,
• određivanje dobne kategorije,
• obračun bodova,
• vođenje rezultata,
• ispunjavanje zakonskih i sportskih obveza.

22. Zaštita privatnosti djece u javnim objavama

Klub će kod javnih objava koje uključuju djecu posebno paziti na:

• količinu objavljenih podataka,
• dob djeteta,
• svrhu objave,
• javnu dostupnost sadržaja,
• mogućnost daljnjeg dijeljenja sadržaja,
• sigurnost djeteta i njegovu privatnost.

Podaci koji nisu potrebni za predstavljanje sportskog rezultata neće se javno objavljivati samo zato što su dostupni Klubu.

23. Izmjene Politike privatnosti

Klub može izmijeniti ovu Politiku privatnosti zbog:

• promjena propisa,
• promjena načina rada Kluba,
• promjena DGP sustava,
• uvođenja novih funkcionalnosti,
• promjene pružatelja tehnoloških usluga,
• drugih organizacijskih ili sigurnosnih razloga.

Važeća verzija Politike privatnosti bit će dostupna na ovoj internetskoj stranici.

⚠️ Datum zadnje izmjene: 【upiši datum kad objaviš】

24. Završne odredbe

Ova Politika privatnosti primjenjuje se na obradu osobnih podataka koju provodi Šahovski klub Dubrovnik u okviru svojih aktivnosti.

Ova Politika privatnosti ne ograničava prava koja ispitanicima pripadaju na temelju GDPR-a, hrvatskih zakona ili drugih primjenjivih propisa.

Ako se pojedina odredba ove Politike pokaže nespojivom s prisilnim propisom, primjenjuje se odgovarajuća zakonska odredba, dok ostale odredbe Politike ostaju na snazi.